WBS (Work Breakdown Structure)

(Work Breakdown Structure)

Pengertian WBS 

WBS adalah proses hierarkis yang membagi pekerjaan proyek menjadi elemen-elemen pekerjaan yang lebih kecil.Penggunaan WBS membantu meyakinkan manajer proyek bahwa semua produk dan elemen pekerjaan yang telah diidentifikasi dan WBS digunakan sebagai basis pengendalian.Sebenarnya, WBS prinsipnya Work Breakdown Structure (WBS) adalah pemecahan atau pembagian pekerjaan ke dalam bagian yang lebih kecil (sub-kegiatan), alasan perlunya WBS adalah :

1. Pengembangan WBS di awal Project Life Cycle memungkinkan diperolehnya pengertian cakupan proyek dengan jelas, dan proses pengembangan WBS ini membantu semua anggota untuk lebih mengerti tentang proyek selama tahap awal.

2. WBS membantu dalam pengawasan dan peramalan biaya, jadwal, dan informasi mengenai produktifitas yang meyakinkan anggota manajemen proyek sebagai dasar untuk membuat perundingan.

Sedangkan ManfaatWork Breakdown Structure (WBS) : 

1.      Mengurangi kompleksitas

2.      Fasilitas penjadwalan dan pengendalian

3.      Estimasi Biaya (Cost Estimation)

4.      Penyusunan anggaran (Cost Budgeting)

5.      Perencanaan manajemen Risiko

6.      (Risk Management Planning)

7.      Identifikasi aktivitas(Activity Definition)

structure wbs pada penulisan ilmiah

Dapat dilihat dari gambar di atas, yang dijadikan project adalah pembuatan website Pemesanan Tiket Bus Online PO. Harapan Jaya dan ditempatkan pada level 1. Di level 1 ini menjelaskan project apa yang akan kita rancang atau sebagai judul dari sebuah perancangan.

Dibagian level 2 terdapat 3 komponen yaitu : Service, Hardware dan Software

Service (Pelayanan) menjelaskan bentuk pelayanan apa saja yang diberikan dari website Pemesanan Tiket Bus Online PO. Harapan Jaya. Dari pelayanan ini customer dapat mendapatkan informasi yang dibutuhkan dalam hal pemesanan tiket bus.

Hardware menjelaskan Perangkat keras apa saja yang digunakan dalam pembuatan website Pemesanan Tiket Bus Online PO. Harapan Jaya. Penggunaan hardware sangat penting untuk mendukung dalam pembuatan website tersebut

Software menjelaskan Perangkat lunak apa saja yang digunakan dalam pembuatan website Pemesanan Tiket Bus Online PO. Harapan Jaya. Software dalam pembuatan website tersebut harus dapat memenuhi kriteria dari tujuan dibuatnya website Pemesanan Tiket Bus Online PO. Harapan Jaya .

Seperti yang telah kita ketahui, WBS itu mempunyai elemen penting dari sebuah perancanaan. Karena dapat memberikan kerangka tentang :

1. Penggambaran program sebagai ringkasan dari bagian-bagian yang kecil.

2. Pembuatan perencanaan.

3. Pembuatan network dan perencanaan pengawasan.

4. Pembagian tanggung jawab.

5. Penggunaan WBS ini memungkinkan bagian-bagian proyek terdefinisi dengan jelas.

WBS merupakan elemen penting, karena memberikan kerangka yang membantu, antara lain dalam :

1. Penggambaran program sebagai ringkasan dari bagian-bagian yang kecil.
2.  Pembuatan perencanaan
3.  Pembuatan network dan perencanaan pengawasan.
4.  Pembagian tanggung jawab.
5.  Penggunaan WBS ini memungkinkan bagian-bagian proyek terdefinisi dengan jelas.
   
   Adapun 3 manfaat utama WBS dalam proses perencanaan dan pengendalian proyak sebagai berikut :

1. Analisa WBS yang melibatkan manajer fungsional dan personel yang lain dapat membantu meningkatkan akurasi dan kelangkapan pendefinisian proyek.
2. Menjadi dasar anggaran dan penjadwalan.
3. Menjadi alat control pelaksanaan proyek, karena panyyimpanan biaya dan jadwal paket kerja tertentu dapat dibandingkan dengan WBS.

WBS sering diwujudkan dalam bentuk diagram pohon aktivitas yang berorientasi tugas dan diorganisasi berdasarkan phase pekerjaan atau produk proyek. Jika diorganisasi berdasarkan produk disebut juga dengan Product Breakdown Structure.  

 

Mendefinisikan Aktivitas

Pada diagram proyek telah tercantum rencana mulai dan selesainya sebuah proyek dan ini merupakan langkah awal untuk membuat jadwal lebih detail. Berdasarkan diagram proyek, manajer proyek mengembangkan statemen ruang lingkup danWBS

Definisi aktvitas merupakan hasil dari tim proyek dalam mengembangkan lebih detail dari WBS dengan penjelasan yang mendukungnya. Tujuan dari proses ini adalah agar tim proyek memahami secara lengkap seluruh pekerjaan yang harus dikerjakan sebagai bagian dari ruang lingkup proyek. Aktivitas ini merupakan elemen pekerjaan yang diukur kinerjanya karena memiliki durasi, biaya dan kebutuhann sumber daya yang diharapkan.

 Pengurutan Aktivitas

Pengurutan aktivitas mencakup review aktivitas dalam detail WBS, diskripsi produk detail, asumsi dan batasan-batasan yang menunjukkan keterkaitan antar aktivitas. Termasuk di dalamnya mengevaluasi alasan-alasan ketergantungan dan perbedaan tipe-tipe ketergantungan. Ketergantungan atau keterkaitan menunjukkan urutan dari aktivitas atau tugas, seperti, apakah aktivitas harus selesai sebelum aktivitas lain di mulai? Apakah bisa beberapa aktivitas dikerjakan secara paralel?  Apakah bisa beberapa aktivitas sebagian overlap? Menetapkan relasi atau ketergantungan antar aktivitas memeliki pengaruh yang signifikan pada pengembangan dan pengelolaan jadwal proyek.

            Alat bantu untuk menggambarkan urutan aktivitas adalah Diagram Jaringan Kerja Proyek (Project Network Diagrams). Diagram jaringan kerja proyek menampilkan secara skematik dan logik hubungan dan urutan aktivitas proyek. Contoh dari diagram jaringan kerja proyek ditunjukkan pada gambar

Huruf A, B, C, D, E, F, G, H, I, dan J mewakili aktivitas dengan ketergantungan lengkap dari proyek. Aktivitas ini diperoleh dari WBS dan definisi aktivitas yang dibicarakan sebelumnya. Anak panah mewakili urutan atau keterkaitan aktivitas. Sebagai contoh, aktivitas A harus selesai dikerjakan sebelum aktivitas D, aktivitas D harus selesai dikerjakan sebelum aktivitas H dan sebagainya.

            Format dari diagram jaringan kerja menggunakan activity-on-arrow (AOA) atau arrow diagramming method (ADM). Dalam teknik diagram jaringan, aktivitas diwakili dengan anak panah dan dihubungkan pada titik yang disebut dengan node yang menggambarkan urutan aktivitas. Sebuah node sebagai tanda awal atau akhir dari sebuah aktivitas. Node pertama menunjukkan awal dari proyek dan node terakhir menunjukkan akhir proyek.   

            Sangat penting untuk dicatat bahwa tidak setiap item pada WBS perlu dimasukknan pada diagram jaringan proyek. Sebuah item yang tidak memiliki kaitan sama sekali dengan aktivitas lainnya tidak perlu dimasukkan dalam diagram jaringan.

            Apabila diasumsikan terdapat daftar aktivitas proyek, langkah-langkah untuk membuat diagram jaringan AOA adalah:

            Cari aktivitas yang harus dimulai dari node 1. Gambar node selesai dari aktivitas-aktivitas tersebut dan anak panah dari node 1 ke node selesai tersebut.  Gunakan huruf untuk menamai aktivitas dan beri nilai yang menunjukkan estimasi durasi penyelesaian aktivitas.Contoh B=2, berarti durasi aktivitas B adalah 2 hari atau minggu atau satuan waktu lainnya.

            Lanjutkan menggambar diagram jaringan dari kiri ke kanan. Cari pecahan (bursts) atau gabungan (merge). Pecahan jika satu node diikuti dua atau lebih aktivitas. Gabungan jika dua atau lebih node mendahului sau node. Contoh node 1 memecah karena menuju node 2, 3, dan 4.  Node 5 sebuah gabungan oleh node 2 dan 3.

            Lanjutkan menggambar sampai semua aktivitas masuk dalam diagram

            Hindari adanya anak panah yang saling berpotongan dengan menggambar ulang dan merubah letak node.

            Walaupun network diagram AOA atau ADM mudah dipahami dan dibuat, metode lain yang lebih banyak digunakan adalah precedence diagramming method (PDM). PDM adalah teknik diagram jaringan dimana aktivitas diwakili dengan kotak. Teknik ini lebih memperlihatkan hubungan waktu.

Terdapat 4 tipe ketergantungan aktivitas dalam proyek  :

Finish-to-Start : hubungan dimana suatu aktivitas harus selesai sebelum aktivitas berikutnya dapat dimulai. Contoh aktivitas pelatihan tidak bisa dilaksanakan sampai aktivitas sistem baru selesai. Dan teknik AOA hanya mengenal tipe ketergantungan ini.

Start-to-start : hubungan dimana suatu aktivitas tidak bisa dimulai sampai aktivitas lain dimulai. Contoh  

Finish-to-finish : hubungan dimana suatu aktivitas harus selesai sebelum aktivitas lain selesai.

Start-to-finish : hubungan dimana suatu aktivitas harus dimulai sebelum aktivitas lain selesai.

  Pada gambar 1.2 mengilustrasikan sebuah proyek menggunakan metode PDM. Aktivitas ditempatkan dalam kotak sekalikus mewakili node. Garis panah menunjukkan relasi antar aktivitas. Masing-masing kotak aktivitas memuat:tanggal mulai dan tanggal selesai, nomor ID  aktivitas, lama aktivitas, dan nama sumber daya yang digunakan.

Setelah mendefinisikan aktivitas dan menetapkan urutan, proses perencanaan dalam manajemen waktu berikutnya adalah mengestimasi durasi dari setiap aktivitas. Hal ini sangat penting karena durasi merupakan waktu riil yang diperlukan oleh sebuah aktivitas.

Mengembangkan Jadwal

Pengembangan jadwal merupakan proses akhir yang menunjukkan tanggal mulai dan tanggal selesainya sebuah proyek. Tujuan dari pengembangan jadwal adalah menemukan jadwal proyek yang realistis dan sebagai dasar monitoring kemajuan proyek dipandang dari dimensi waktu.

Beberapa alat dan teknik yang membantu dalam proses mengembangkan jadwal:

•   Gantt chart, adalah alat yang secara umum untuk mendisplaykan informasi jadwal proyek,
•       Analisis PERT, adalah alat untuk mengevaluasi resiko jadwal suatu proyek,
•  Analisis Jalur Kritis, adalah alat penting untuk mengembangkan dan mengendalikan jadwal proyek,
•    Penjadwalan rantai kritis, adalah teknik untuk menghitung batasan sumberdaya

Gantt Charts

Gantt chart menyediakan format baku untuk menampilkan informasi jadwal proyek berupa daftar aktivitas proyek  dan kaitannya dengan tanggal mulai dan tanggal selesai dalam format kalender.

1.1.  Pengorganisasian proyek dengan WBS (work breakdown structure)

Manajemen adalah aktivitas yang meliputi perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan kepemimpinan, serta pengawasan terhadap pengelolaan sumber daya yang dimiliki suatu organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Sedangkan proyek adalah suatu kegiatan sementara yang dilakukan atau yang berlangsung dalam waktu terbatas dengan alokasi sumber daya tertentu dan dimaksudkan untuk menghasilkan produk (deliverable) yang kriterianya telah digariskan dengan jelas. Ciri-ciri suatu proyek diantaranya:

1.      Bertujuan menghasilkan lingkup (scope) tertentu berupa produk akhir ayau hasil kerja akhir.

2.      Dalam proses mewujudkan lingkup diatas, ditentukan jumlah biaya, jadwal, serta kriteria mutu.

3.      Bersifat sementara dalam arti umurnya dibatasi oleh selesainya tugas. Titik awal dan akhir ditentukan dengan jelas.

4.      non rutin, tidak berulang-ulang. Macam dan intensitas kegiatan berubah sepanjang proyek berlangsung

Sasaran proyek dan tiga kendala (Triple Constraint). Batasan yang harus dipenuhi yakni :

1.         Besar Biaya (anggaran) yang dialokasikan.

2.         Jadwal.

3.         Mutu yang harus dipenuhi.

Perbedaan Kegiatan Proyek Dan Operasional :

Proyek :

1.      Bercorak dinamis, nonrutin

2.      Siklus proyek relatif pendek

3.      Intensitas kegiatan dalam periode siklus proyek berubah-ubah (naik-turun)

4.      Kegiatan harus diselesaikan berdasarkan anggaran dan jadwal yang telah ditentukan.

5.      Terdiri dari macam-macam kegiatan yang memerlukan berbagai disiplin ilmu.

6.      Keperluan sumber daya berubah, baik macam maupun volumenya

Operasional :

1.      Berulang-ulang, rutin.

2.      Berlangsung dalam jangka panjang.

3.      Intensitas kegiatan relatif sama.

4.      Batasan anggaran dan jadwal tidak setajam proyek.

5.      Macam kegiatan tidak terlalu banyak.

6.      Macam dan volume keperluan sumber daya relatif konstant.

Manajemen Proyek adalah Proses aktivitas manajemen yang dilakukan dalam periode tertentu dan tidak bersifat rutin untuk mengelola sumber daya untuk mencapai tujuan proyek yang telah ditetapkan sebelumnya. Hal-hal yang menyebabkan timbulnya suatu proyek :

1.      Rencana Pemerintah.

2.      Permintaan Pasar.

3.      Dari dalam Perusahan yang bersangkutan.

4.      Dari kegiatan Penelitian dan Pengembangan

Tipe Organisasi Proyek:

1.      Fungsional

2.      Produk dan Area

3.      Matriks

Ciri organisasi proyek:

1.      Arus horizontal disamping vertical

2.      Penanggung jawab tunggal atas berlangsungnya proyek

3.      Pendekatan sistem dalam perencanaan dan implementasi

Setiap pembuatan proyek harus jelas dan terorganisir, sehingga dalam mengelola pembagian tugas dan tanggung jawab dengan jelas dari tiap-tiap anggota tim, sesuai dengan kemampuan masing-masing tim.

Organisasi proyek juga harus sesuai dengan mtode yang diterapkan di dalam pembuatan dan pengorganisasian proyek, seperti WBS dan tahapan-tahapan pembuatan proyek.

1.1.    Proses Pengelolaan

1.      Karakteristik khusus proyek.

v  Kegiatannya dibatasi oleh waktu; sifat sementara, diketahui kapan mulai dan berakhirnya.

v  Di batasi oleh biaya/budget.

v  Di batasi oleh kualitas.

v  Biasanya tidak berulang-ulang.

Proses perencanaan ( planning ) proyek dapat dikelompokkan menjadi dua tahap, yaitu yang pertama planning dalam garis manajemen konsultan dan yang kedua dalam garis manajemen kontraktor. Perencanaan yang ditangani oleh konsultan mencakup perencanaan fisik struktur secara terperinci sampai pada perencanaan anggaran biaya dan durasi pekerjaan. Perencanaan yang ditangani oleh kontraktor mencakup perencanaan metode kontraktor, rencana anggaran dalam pelaksanaan dan perencanaan administrasi lapangan maupun perusahaan. Metode manajemen proyek yang digunakan oleh pelaksana proyek (kontraktor) baik manajemen pelaksana, manajemen pengawasan, serta manajemen dari organisasi pemilik proyek pada umumnya adalah sama yaitu dengan berpatokan pada laporan-laporan tertulis yang disesuaikan dengan keadaan nyata dilapangan. Laporan-laporan tertulis tersebut bisa berupa laporan harian, laporan mingguan dan lain-lain.

Skala proyek, khususnya ukuran tim, merupakan faktor utama dalam proses pengelolaan. Factor utama dalam proses peneloaan proyek adalah perencanaan, pelaksanaan, dan pengendalian. Kegiatan perencanaan terdiri dari perencanaan waktu, biaya serta sumber daya lainnya, seperti material, pekerja, serta peralatan.  

1.1.1.      Pengelolaan Proyek Berskala Besar

Membutuhkan pengelolaan proyek yang efektif dan berpengalaman bila dibandingkan dengan pengelolaan proyek berskala kecil. Kerena proyek berskala besar, dibutuhkan kerjasama yang besar pula, tim yang bekerja juga lebih banyak.

1.2.  Rancangan Tugas

Manajemen proyek mempunyai beberapa rancangan tugas, seperti Sasaran Tugas, Spesifikasi, Deskripsi, dan Pembagian Tugas

Yang lebih jelasnya, rancangan tugas proyek, dibagi ke beberapa bagian, seperti:

1.      Project Initation

Ø  Merupakan inisialisasi suatu proyek yang dimulai dengan mengenal dan memulai tahapan proyek baru.

Ø  Tujuannya menyeleksi staff proyek

Ø  Hasilnya :

a         Menugaskan manager proyek

b        Mengidentifikasikan stakeholder

c         Mengidentifikasikan kasus bisnis

d        Melengkapi semua tahapan umum dalam proyek

2.      Project Planning

Ø  Tujuannya perencanaan proyek adalah member panduan pelaksanaan

Ø  Menjabarkan semua area pengetahuan

Ø  Hasilnya :

a      Kontrak team

b      Ruanglingkup yang dibahas

c      Pembagian struktur pekerjaan

d     Skedul proyek

e      Menampilkan prioritas resiko

3.      Project Executing

Ø  Memerlukan waktu dan sumber daya, di mana Project manajer harus menggunakan keahlian kepemimpinannya untuk menangani semua tantangan  yang terjadi selama eksekusi ptoyek.

Ø  Hasilnya memberikan produk dan layanan yang diinginkan oleh proyek.

Ø  Berisi laporan penting selama pelaksanaan

4.      Project Monitoring dan Controlling

Ø  Meliputi pengukuran kemajuan sasaran proyek, memonitor penyimpanan dari rencana semula dan mengambil tindakan perbaikan untuk menentukan kemajuan perencanaan.

Ø  Mempengaruhi semua kumpulan proses selama tahapan siklus proyek.

Ø  Hasilnya laporan performance, permintaan perubahan dan memperbaiki berbagai perencanaan.

5.      Project Closing

Ø  Mendapatkan persetujuan dari stakeholder dan penerimaan customer terhadap produk dan layanan.

Ø  Jika proyek tidak selesai secara formal ditutup untuk menentukan apa saja yang telah dipelajari demi meningkatkan proyek mendatang.

Ø  Menghasilkan laporan akhir dan persentasi pada sponsor atau senior manajemen.

1.4.  WBS (Work Breakdown Structure)

Pada prinsipnya Work Breakdown Structure (WBS) adalah pemecahan atau pembagian pekerjaan ke dalam bagian yang lebih kecil (sub-kegiatan), alasan perlunya WBS adalah :

1.    Pengembangan WBS di awal Project Life Cycle memungkinkan diperolehnya pengertian cakupan proyek dengan jelas, dan proses pengembangan WBS ini membantu semua anggota untuk lebih mengerti tentang proyek selama tahap awal.

2.    WBS membantu dalam pengawasan dan peramalan biaya, jadwal, dan informasi mengenai produktifitas yang meyakinkan anggota manajemen proyek sebagai dasar untuk membuat perundingan.

WBS merupakan elemen penting, karena memberikan kerangka yang membantu, antara lain dalam :

1. Penggambaran program sebagai ringkasan dari bagian-bagian yang kecil.
2. Pembuatan perencanaan.
3. Pembuatan network dan perencanaan pengawasan.
4. Pembagian tanggung jawab.
5. Penggunaan WBS ini memungkinkan bagian-bagian proyek terdefinisi dengan jelas.

Model WBS memberikan beberapa keuntungan, antara lain :

1. Memberikan daftar pekerjaan yang harus diselesaikan.
2. Memberikan dasar untuk mengestimasi, mengalokasikan sumber daya, menyusun jadwal, dan menghitung biaya.
3. Mendorong untuk mempertimbangkan secara lebih serius sebelum membangun suatu proyek .

Berikut adalah contoh Work Breakdown Structure untuk sebuah proyek pembuatan website :

Dengan WBS kita dapat mengidentifikasi tugas-tugas yang spesifik untuk pengembangan, pengadaan, dan implementasi s/w yang dibutuhkan. Dalam tahap desain, Tahap koding dilakukan pada saat website akan dibuat atau dimodifikasi. Selama tahap ini, programmer akan menulis dan mendokumentasikan source code (program sumber) dalam bahasa pemrograman untuk mengimplementasikan desain program. seorang programmer bertugas untuk menspesifikasikan struktur dan operasi dari program untuk menemukan artikulasi yang dibutuhkan selama tahap proses informasi sistem desain dari pengembangan sistem. Tahap Test dilakukan guna untuk menguji sistem. Biasanya program yang ditulis sebagai serangkaian modul individu, ini untuk tunduk dan rinci tes terpisah. Sistem ini kemudian diuji secara keseluruhan. Tahap Build Webserver adalah membangun sebuah webserver yang berguna sebagai “rumah” dari website jejaring sosial. Tahap Integrate dan test adalah website di coba terlebih dahulu dengan sistem offline setelah semua terlihat bagus dan tersusun barulah web di publiskasikan.

1.5.Proses Pengelolaan Proyek Sistem Informasi

Ukuran tim (jumlah orang dan tanggungjawab)

v   Komunikasi pihak-pihak terkait

v   Pencapaian tujuan proyek

1.6.Ukuran Proyek

Faktor terpenting dalam pengelolaan proses implementasi proyek Sistem Informasi sesuai dengan kebutuhan spesifik proyek itu sendiri

1.1.1.      Beberapa Cara Mengukur Ukuran Proyek Sistem

v  Jumlah baris dari source code

v  Jumlah fungsi-fungsi yang digunakan

v  Jumlah penggunaan kasus-kasus

v  Biaya dari proyek itu sendiri

1.7.2.      Proyek Sangat Kecil ( 1 orang )

v  Banyak perencanaan

v  Komunikasi

v  Koordinasi

v  Pengukuran kemampuan proyek

v  Review

v  Administrasi

v  Kinerja proyek sangat tergantung pada keahlian individu tersebut

1.7.3.      Proyek Kecil ( 5 Orang ) 

Memerlukan sedikit pengelolaan, tetapi harus ada pemimpin tim, guna memudahkan koordinasi

Kinerja proyek tergantung pada keahlian individu-individu tim

1.7.4.                    Proyek Ukuran Sedang ( 25 Orang )

v   Memerlukan moderat pengelolaan

v   Memerlukan manajer proyek untuk sinkronisasi tim dan sumber daya

v   Kinerja proyek tergantung pada individu-individu kunci dalam tim tersebut, khususnya tim leader

1.7.5.                    Proyek Ukuran Besar ( 125 Orang )

v   Memerlukan pengelolaan proyek.

v   Memerlukan manajer proyek dan sub manajer proyek untuk sinkronisasi level proyek dan level sub proyek serta sumber daya proyek.

v   Kinerja proyek tergantung pada individu-individu kunci dalam tim tersebut, khususnya sub manajer dan team leader.

1.7.6.      Proyek Ukuran Sangat Besar ( 625 Orang )

v   Memerlukan pengelolaan proyek.

v   Concurrent Team Workflow.

v   Individual Workflow.

v   Kinerja proyek tergantung pada individu-individu kunci dalam tim tersebut, khususnya sub manajer dan team leader serta juga tergantung pada rata-rata keahlian anggota tim.

1.8.Hubungan Pihak-Pihak Yang Terlibat

Merupakan tingkat/derajat kerjasama dan koordinasi antara pihak-pihak yang terkait:

v   Pembeli

v   Pembuat

v   Pengguna

v   Sub Kontraktor
v  Maintainers

Maka dari itu , WBS sangat membantu dalam perancangan Penulisan Ilmiah

source 1: 
source 2
source 3